基础实验实训中心教学档案管理制度
为了进一步规范中心教学档案管理工作，充分发挥教学档案在教学管理、教学改革与建设中的作用，为实现中心教学管理规范化、常态化、高效化，切实提高管理水平、教学质量与管理绩效，根据学校关于教学档案管理有关规定，结合中心教学工作实际，制定《基础实验实训中心教学档案管理制度与工作规范》。
一、教学档案管理制度
1. 教学档案是指在教学管理和教学实践过程中直接形成的反映教学运行、教学管理与教学建设等内容的重要标志性材料，主要分为综合管理档案与一般教学过程档案。
(1) 综合管理档案是指涉及中心日常教学综合管理的档案文件，包括中心管理制度文件、考试与课程管理文件、成绩管理文件、教材建设文件、课时费管理文件、听课管理文件、调课单、教学质量评价文件、比赛资料文件、教改项目文件等。
(2) 一般教学过程档案是指各教研室在开展所辖课程日常教学过程中产生的一系列教学过程档案文件。包括课程大纲（课程标准）、教案、授课计划、教学任务书、实验报告、试卷、成绩单、成绩分析以及其他考核材料等。
(3) 物理教研室由于主要负责物理实验课程的教学工作,教学过程中产生较大数量的实验报告等教学文档因此相关教学档案在教研室内进行独立存档，具体档案管理办法参照中心教学档案管理制度执行。
2. 为保证教学档案完整、准确、系统、安全，便于开发利用，中心教学档案实行二级档案管理制度。其中，综合管理档案由教学秘书负责管理，一般教学过程档案由各教研室兼职档案员负责管理。
3. 教学档案管理工作是教学管理的重要组成部分，中心综合管理档案实行永久保存，一般教学过程档案中的本科层次教学档案保存期限为5年，高职层次教学档案保存期限为3年，每年固定时间安排一次档案集中销毁，需要销毁的档案经领导签字确认后在指定地点集中后方可销毁。
5. 中心教学档案管理实行纸质版与电子版双介质管理模式，即纸质版档案与电子版档案要做到一一对应，其中电子版档案要做到永久保留。
二、教学档案管理工作规范
1. 形成与积累
（1）教学档案管理实行节点管理机制。
节点管理是指在每学期初与学期末，档案管理人员对所辖档案进行总体整理工作。
（2）实行教学档案日志管理机制。
即在日常教学档案管理过程中要根据档案整理工作内容，及时填写档案电子日志，包括档案整理日期、档案整理内容、档案整理人、备注等信息。
（3）档案室门禁权限授权机制。
档案室门禁权限授权教学秘书以及各教研室兼职档案管理员。
2.整理组卷
（1）整理组卷原则
综合管理档案整理以各管理项目为组卷单位，
一般教学过程档案以课程为组卷单位。
（2）组卷编码规范
① 综合管理档案编码规范
一级类目采用具有代表性的两个汉字大写汉语拼音字母编写，即，GL:管理；
二级类目使用阿拉伯数字代表管理文档类别，即，
1- 中心管理制度文件；
2- 课程管理文件；
3- 考试管理文件；
4- 成绩管理文件；
5- 教材建设文件；
6- 课时费管理文件；
7- 听课管理文件；
8- 调课单管理文件；
9- 教学质量评价文件；
10- 比赛资料文件；
11- 教改项目文件；
三级类目使用阿拉伯数字代表归档学期，如2020/2021/1；
编码样例:GL-1-2020/2021/1，代表2020-2021学年第一学期归档的中心管理制度文件。
② 一般教学过程编码规范
一级类目采用具有代表性的两个汉字大写汉语拼音字母编写，即，JY:教研室；
二级类目使用阿拉伯数字代表教研室编码，即，
1- 机械教研室；
2- 机电教研室；
3- 电气教研室；
4- 计算机教研室；
5- 物理实验教研室；
三级类目使用阿拉伯数字代表归档学期，如2020-2021-1；
四级类目使用阿拉伯数字代表文档类别，即，
1- 课程大纲（课程标准）；
2- 教案与授课计划；
3- 教学任务书；
4- 实验报告；
5- 试卷；
6- 成绩单与成绩分析；
7- 其他考核材料；
五级类目使用教务系统中课程序号代表课程与班级，如19软件工程（本）4班的工程基础训练，课程序号为46B105001.01；
六级类目使用教师工号代表归档教师。
说明，课程大纲（课程标准）、教案与授课计划等材料的档案编码到编辑到五级类目即可，五级类目使用课程代码，如工程基础训练的课程代码为46B105001。教学任务书编码到四级类目即可。
编码样例:
JY-1-2020/2021/1-6-46B105001.01-0804，
图1 成绩单与成绩分析文档编码样例
JY-1-2020/2021/1-1-46B105001
图2 课程大纲编码样例
JY-1-2020/2021/1-3
图3 教学任务书编码样例
（3）编写档案目录
档案组卷后，要在卷宗封面反面粘贴档案目录，一般档案目录不超过三级目录。
3.归档验收
（1）中心领导、教学秘书与各教研室档案管理员具有档案室门禁权限。
（2）归档人员在每次归档后需要填写教学档案管理日志，写明档案整理日期、档案整理内容、档案整理人、备注等信息。
（3）每学期教学档案检查以及本科专业评估材料检查等常规档案检查，需要教学秘书与各教研室档案管理员出席并辅助检查人员完成教学档案核查工作。
4.档案销毁
中心综合管理档案实行永久保存，一般教学过程档案中的本科层次教学档案保存期限为5年，高职层次教学档案保存期限为3年，每学年末，档案管理员查点所辖档案，对于可销毁档案申报销毁，填写档案销毁申请单，经中心教学主管领导签字确认后，方可进行统一销毁。
三、教学档案工作岗位职责
1.中心教学主管领导职责
● 统筹中心档案管理工作
● 不定期抽查档案管理情况
● 具有档案销毁决策权
2.教学办公室主任职责
● 组织各教研室学习档案管理制度细则
● 协助教学主管领导抽查档案管理情况
● 及时对档案管理工作过程中出现的问题上传下达
3.教研室主任职责
● 任命教研室兼职档案员
● 负责整体协调教研室档案整理工作
4.教学秘书职责
● 负责收集并整理中心综合管理档案
● 填写档案管理日志
5.教研室兼职档案管理员职责
● 负责收集并整理教研室档案
● 填写档案管理日志
● 负责协助指导教师整理教学档案
四、本细则自颁布之日起实施。
五、本细则解释权在基础实验实训中心。
